بهترین ابزارها و تکنیک های مدیریت ریسک برای PM PRO

مدیر پروژه

ریسک در مدیریت پروژه ذاتی است و همچنین نیاز به ایجاد یک برنامه مدیریت ریسک برای کنترل آن است. این روش به عنوان مدیریت ریسک نامیده می شود ، که به همان اندازه برنامه ریزی برای اطمینان از ایجاد یک پروژه به موقع ، در بودجه و کیفیت مهم است.

هرچه یک مدیر پروژه بهتر باشد و به خطر پاسخ می دهد ، نتیجه بهتر می شود. به همین دلیل هرگز ابزارها و تکنیک های پروژه کافی وجود ندارد که هنگام برنامه ریزی برای یک پروژه در اختیار شما باشد.

ابزارها و تکنیک های مدیریت ریسک

در زیر برخی از بهترین ابزارها و تکنیک های مدیریت ریسک است که مدیران پروژه حرفه ای برای ساختن برنامه های مدیریت ریسک و محافظت در برابر خطرات ، مسائل و تغییرات اجتناب ناپذیر از آن استفاده می کنند.

1. ثبت ریسک

ابزار اساسی مدیریت ریسک ثبت ریسک است. در اصل ، آنچه یک ریسک ثبت می کند شناسایی و توصیف خطر است. سپس فضایی را برای توضیح تأثیر احتمالی در پروژه و پاسخ برنامه ریزی شده برای برخورد با خطر در صورت بروز فراهم می کند. علاوه بر این ، ریسک ریسک به یک مدیر پروژه اجازه می دهد تا ریسک را در اولویت قرار دهد ، به یک مالک مسئول حل آن اختصاص دهد و مکانی برای اضافه کردن یادداشت ها در صورت لزوم فراهم می کند.

ثبت ریسک ابزاری استراتژیک برای کنترل ریسک در یک پروژه است. این کار برای جمع آوری داده ها در مورد آنچه تیم انتظار دارد و سپس راه پاسخگویی به صورت پیشگیرانه در صورت نمایش در این پروژه کار می کند ، کار می کند. این در حال حاضر مسیری را به جلو ترسیم کرده است تا پروژه از عقب نشینی برنامه یا بودجه خودداری کند. یک الگوی ثبت ریسک رایگان را در اینجا انتخاب کنید.

2. تجزیه و تحلیل علت ریشه

علت اصلی روش دیگری برای گفتن جوهر چیزی است. بنابراین ، تجزیه و تحلیل علت ریشه یک فرایند سیستماتیک است که برای شناسایی خطرات اساسی که در پروژه تعبیه شده است ، استفاده می شود. این ابزاری است که می گوید مدیریت خوب نه تنها پاسخگو بلکه پیشگیری کننده است. با الگوی آنالیز علت ریشه آزاد ما شروع کنید.

اغلب از تجزیه و تحلیل علت ریشه پس از ایجاد مشکل استفاده می شود. به دنبال این است که به جای علائم ، علل را برطرف کند. اما می توان با طی کردن اهداف هرگونه تحلیل علت اصلی ، که سؤالات زیر را می پرسد ، برای ارزیابی ریسک استفاده شود:

• چی شد؟
• چگونه اتفاق افتاد؟
• چرا این اتفاق افتاد؟

پس از پرداختن به این سؤالات ، طرحی برای اقدام برای جلوگیری از وقوع دوباره آن تهیه کنید.

3. SWOT

SWOT یا نقاط قوت، ضعف، فرصت ها، تهدیدها ابزار دیگری برای کمک به شناسایی خطرات است. برای استفاده از این ابزار، الگوی تجزیه و تحلیل SWOT رایگان ما را دانلود کنید و نام اختصاری را مرور کنید.

با نقاط قوت شروع کنید و مشخص کنید که کدام جنبه از پروژه ایمن و در موقعیت مناسبی قرار دارند. در مرحله بعد، نقاط ضعف یا مواردی را که می توانند بهبود یابند یا در پروژه وجود ندارند فهرست کنید. این جایی است که احتمال ریسک منفی سر خود را بالا می برد، در حالی که ریسک مثبت از شناسایی نقاط قوت ناشی می شود. فرصت ها راه دیگری برای اشاره به ریسک های مثبت و تهدیدات ریسک های منفی هستند.

هنگام جمع آوری SWOT، یافته های خود را در یک شبکه چهار مربعی نشان دهید. بالای مربع دارای نقاط قوت در سمت چپ و نقاط ضعف در سمت راست است. در زیر آن فرصت ها در سمت چپ و تهدیدها در سمت راست قرار دارند. سمت چپ برای دستیابی به هدف پروژه مفید است و کسانی که در سمت راست هستند برای دستیابی به هدف پروژه مضر هستند. این امکان تجزیه و تحلیل و ارجاع متقابل را فراهم می کند.

4. الگوی ارزیابی ریسک برای فناوری اطلاعات

در حالی که این ابزار برای پروژه های IT توسعه یافته است، می توان آن را برای صحبت با هر پروژه ای گسترش داد. آنچه که یک الگوی ارزیابی ریسک فناوری اطلاعات ارائه می کند، فهرستی شماره دار از خطرات، همراه با محیط کنترل، فعالیت های کنترلی و هرگونه اطلاعات مرتبط اضافی است.

یکی از منحصربه فردترین جنبه های الگوی ارزیابی ریسک این است که صفحه گسترده دارای یک ماشین حساب داخلی است که احتمال وقوع یک خطر را در واقع مشخص می کند و سپس آن را در برابر تأثیری که بر پروژه یا سازمان می گذارد، چند برابر می کند. به این ترتیب، یک مدیر پروژه از آسیب احتمالی خطر می داند و بنابراین می تواند در صورت وقوع یا زمانی که خطر رخ دهد، پاسخ خود را به آن اولویت بندی کند.

5. احتمال و تاثیر ماتریس

ابزار دیگر برای مدیران پروژه، ماتریس احتمال و تاثیر است. این به اولویت بندی ریسک کمک می کند، که مهم است، زیرا نمی خواهید زمان خود را برای تعقیب یک ریسک کوچک تلف کنید و منابع خود را تمام کنید. این تکنیک امتیازات احتمال و تأثیر ریسک های فردی را ترکیب می کند و سپس آنها را از نظر شدت آنها رتبه بندی می کند. به این ترتیب هر ریسک در زمینه پروژه بزرگ تر درک می شود، بنابراین اگر یکی رخ داد، برنامه ای برای پاسخ دادن یا عدم پاسخ وجود دارد. با الگوی رایگان ماتریس ریسک ما شروع کنید.

6. ارزیابی کیفیت داده های ریسک

با استفاده از تکنیک ارزیابی کیفیت داده های ریسک ، مدیران پروژه از داده هایی استفاده می کنند که برای خطرات شناسایی شده آنها جمع آوری شده است. این مورد برای یافتن سطحی که اطلاعات مربوط به ریسک مربوط به مدیر پروژه است استفاده می شود. این به مدیر پروژه کمک می کند تا صحت ، قابلیت اطمینان ، کیفیت و یکپارچگی ریسک را در رابطه با داده های جمع آوری شده در مورد آن درک کند.

برای هر ریسک ذکر شده ، ارزیابی کیفیت داده های ریسک مستلزم آن است که مدیر پروژه میزان درک ریسک را تعیین کند ، آنچه را که داده ها در دسترس است ، جمع آوری کنید ، کیفیت و قابلیت اطمینان از آن داده ها و یکپارچگی آن چیست. این تنها با بررسی این پارامترهای خطر می تواند به ارزیابی دقیق برسد.

7. طوفان مغزی

برای شروع روند طوفان مغزی ، باید خطرات را که می تواند بر پروژه شما تأثیر بگذارد ، ارزیابی کنید. این کار با بررسی مستندات پروژه ، جستجوی داده های تاریخی و درسهایی که از پروژه های مشابه و خواندن مقاله ها و دارایی های فرآیند سازمانی آموخته می شود ، آغاز می شود. هر چیزی که بتواند بینش موضوعاتی را که ممکن است در هنگام اجرای پروژه رخ دهد ، فراهم کند. پس از انجام تحقیقات خود ، طوفان مغزی را با هر کسی که ممکن است بینش داشته باشد ، شروع کنید.

یک نوع از این تکنیک دلفی است ، که در شرایطی است که یک درخواست به متخصصان ارسال می شود و آنها به طور ناشناس پاسخ می دهند. یا مدیر پروژه می تواند با متخصصان ، اعضای تیم ، ذینفعان و سایر افراد با تجربه در پروژه های مشابه مصاحبه کند.

استفاده از ProjectManager به عنوان یک ابزار مدیریت ریسک

هر کدام از ابزارها یا تکنیک های فوق که از آنها استفاده می کنید ، هنگام استفاده از ProjectManager به صورت نمایی کمک می شود. داشتن ابزار ارزیابی و ردیابی ریسک در نرم افزار مدیریت بزرگتر پروژه شما همه چیز را در زیر یک سقف نگه می دارد و در دسترس کل تیم پروژه است. با استفاده از نرم افزار ما می توانید صفحه گسترده خطرات خود را بارگذاری کرده و آن را به یک پروژه تبدیل کنید که می تواند اختصاص و ردیابی شود.

با ProjectManager خطرات را در زمان واقعی مدیریت کنید

برای شناسایی ، پیگیری و حل و فصل خطرات پروژه از ویژگی های مدیریت ریسک ProjectManager استفاده کنید. شما می توانید به عنوان کارت های کار خطرات ایجاد کنید ، آنها را اختصاص دهید ، اولویت را تنظیم کنید ، یک برچسب و موارد دیگر اضافه کنید. وضعیت خطر را به صورت باز یا بسته تنظیم کنید و از منوی کشویی برای جلوگیری ، کاهش ، انتقال یا پذیرش خطر استفاده کنید. با نظارت بر آن در منوی پروژه می توانید ریسک را در زمان واقعی پیگیری کنید.

برای ایجاد هشدارهای خطر فوری ، اتوماسیون ایجاد کنید

با استفاده از ProjectManager ، می توانید اتوماسیون ایجاد کنید تا افراد کلیدی در تیم خود هشدار دهید در هنگام افزایش خطر یا کاهش خطر. قوانین ساده و در عین حال قدرتمند را با سیستم ما تنظیم کنید و اگر هزینه ها ، جدول زمانی یا سایر وضعیت های پروژه از برنامه خارج می شوند ، اعلان ها را تحریک می کنند.

ProjectManager نرم افزار مدیریت پروژه آنلاین است که برای هر جنبه کنترل یک پروژه ، از جمله مدیریت ریسک مناسب است. با استفاده از تابلوهای Kanban ، خطرات نه تنها می توانند شناسایی و اولویت بندی شوند بلکه در هنگام بروز و حل و فصل قبل از انجام یک پروژه ، به طور مشترک کار می کنند. ببینید که چگونه ProjectManager می تواند با انجام این آزمایش 30 روزه رایگان امروز به مدیریت ریسک شما کمک کند.