9 ابزار تهیه برای مشاغل مدرن

اکنون ما کاملاً در عصر ابزارهای رایانه ای و اتوماسیون هستیم. شرکت ها در همه جا درک می کنند که می توانند با کمک کمی از فناوری مدرن ، سریعتر و ارزان تر انجام شوند.

و با این حال به نظر نمی رسد که در بین مدیران خرید قرار گرفته است:

وی گفت: "کمتر از 10 ٪ از شرکت ها راه حل های تهیه را بر اساس فن آوری های کلیدی مانند اینترنت اشیاء ، داده های بزرگ و فناوری blockchain مستقر کرده اند. همین تحقیق همچنین نشان می دهد که بیش از 60 ٪ از شرکت ها یا به هیچ وجه از ابزاری استفاده نمی کنند و یا به سیستم هایی که عمدتاً بر اساس Microsoft Office متکی هستند ، برای رسیدگی به گردش کار و مدیریت روابط تأمین کننده (SRM) تکیه می کنند. "- برنامه ریزی

این به سادگی دیگر نباید اینگونه باشد. ابزارهای تهیه بسیار مفید و بیش از حد به راحتی در دسترس هستند تا نادیده بگیرند.

در این پست ، ما به شما نشان می دهیم که چرا آنها اینقدر قدرتمند هستند و گزینه هایی را برای شما فراهم می کنند. اما بیایید با کمی اطلاعات پس زمینه شروع کنیم.

ابزارهای تهیه چه کاری انجام می دهند؟

هدف اصلی ابزار جدید شما باید آسان تر زندگی باشد. فرایند تهیه شامل بسیاری از قطعات متحرک است: سفارشات تهیه ، جزئیات تأمین کننده ، مدیریت بودجه و خود خریدهای واقعی.

شما باید تلاش کنید تا هرچه بیشتر این مراحل را از یک مکان - پلت فرم تهیه خود - مدیریت کنید.

البته ، این معمولاً ساده تر از آنچه گفته می شود گفته می شود. و هرچه کسب و کار شما بیشتر به تدارکات متکی باشد ، بیشتر به کمک نیاز خواهید داشت.

ما می خواهیم به هشت ابزار خاص در زیر نگاه کنیم. دو روش برای فکر کردن در مورد آنها وجود دارد:

• سکوهای تهیه خالص. اینها در اینجا برای رسیدگی به تهیه و اساساً چیز دیگری نیست. این می تواند برای شرکت هایی با تیم خرید اختصاصی و فرآیندهای پیچیده ای که در حال حاضر مدیریت آن دشوار است ، بسیار مفید باشد.
• ابزارهایی که به عنوان بخشی از سایر فرآیندهای تجاری شما با خرید سروکار دارند. بسیاری از شرکت ها - شاید اکثریت - فقط به ابزاری برای تهیه نیاز ندارند. درعوض ، آنها به چیزی نیاز دارند تا به آنها در مدیریت طیف وسیعی از چالش ها یا فرآیندها کمک کند ، با تهیه و خرید به عنوان نمونه ای از این دست.

لحظه ای فکر کنید که در مورد کدام دسته از مشاغل شما قرار می گیرد. آیا شما یک تجارت بزرگ هستید که نیاز به خرید سهام زیادی دارید ، با یک تیم یا شخصی که اساساً هیچ چیز دیگری انجام نمی دهد؟یا آیا شما چالش های تهیه غیرمعمول و بسیار پیچیده دارید؟

اگر چنین است ، احتمالاً فقط برای رسیدگی به این امر به ابزاری احتیاج دارید.

در غیر این صورت ، ممکن است متوجه شوید که چیزی را می خواهید که بیشترین قسمت های تهیه را از دستان خود می گیرد ، اما این امر همچنین به بقیه مشاغل نیز ارائه می دهد.

در هر صورت ، ما به زودی به هر گزینه نگاه خواهیم کرد.

در یک سیستم تهیه به دنبال چه چیزی باید جستجو کنید

تعداد زیادی ابزار در بازار وجود دارد. و در حالی که ما می خواهیم به زودی موارد بزرگی را پیشنهاد کنیم ، ممکن است با یکی از آنها شروع کنید و در کل به جای دیگری پایان دهید.

برخی ممکن است در جایی که هستید در دسترس نباشند ، یا شاید قیمت آنها را از محدوده دور نگه دارد. بنابراین تقریباً مطمئناً مجبور خواهید بود که در اطراف خود بخرید.

اما مهم است که بدانید واقعاً به چه چیزی احتیاج دارید. در اینجا موارد ضروری برای یک راه حل تهیه خوب آورده شده است.

1. اتوماسیون

این اساساً تمام نکته ابزارهای تجاری مدرن است. اگر آنها نمی خواهند برخی از خسته کننده ترین کار را از دست شما بگیرند ، آنها به سادگی ارزش وقت شما را ندارند.

اتوماسیون تدارکات باید شامل یک گردش کار برای رسیدگی به سفارشات خرید ، دریافت مصوبات از مدیران و مدیران و ردیابی ساده باشد که از نیاز به ورود اطلاعات جلوگیری می کند.

در اصل ، یک سکوی خوب باید همه بدترین قسمت ها را از مدیریت تهیه تهیه کند.

2. بودجه و نظارت بر

گذشته از پرداخت خود پرداخت ها ، اساسی ترین بخش مدیریت تهیه گزارش گزارش می شود. شما همیشه باید بدانید که چقدر هزینه ها با کدام تأمین کنندگان هزینه می شود و قادر به بهینه سازی هزینه ها در هر کجا ممکن است.

بنابراین اگر می خواهید روی یک ابزار سرمایه گذاری کنید ، باید در این مورد به طور قابل توجهی بهتر از ورق اکسل شما باشد.

به دنبال ابزارهایی باشید که ارائه می دهند:

• نظارت بر زمان واقعی: از جمله برای وجوهی که هنوز حساب بانکی شما را ترک نکرده اند ، اما برای آنها قبلاً مرتکب شده اید.
• بودجه تیم و پروژه: شما باید در مورد اینکه تیم ها چه هزینه می کنند و چرا ، کاملاً واضح باشید.
• مقایسه با دوره های قبلی: همیشه در مقایسه با ماههای اخیر یا چهارمین آهسته یا کند می شود.

مهمتر از همه ، اطمینان حاصل کنید که می توانید این موارد را بدون نیاز به دستکاری داده ها خودتان داشته باشید. هر زمان که به آن نیاز دارید باید آسان و به راحتی در دسترس باشد.

3. ردیابی تأیید

وقتی پول شرکت از در خارج می شود ، شخصی باید در نهایت مسئولیت پذیر باشد. و در بسیاری از مشاغل ، تأیید مدیریتی معمولاً شامل یک زنجیره ایمیل است که هر بار که خرید انجام می شود ، باید بررسی شود. که کار بیشتری برای امور مالی است.

درعوض ، ابزار تهیه شما باید شامل قوانینی باشد که چه کسی می تواند هزینه کند و چه چیزی را انجام دهد. اگر این یک مدیر یا مدیر اجرایی است ، شاید نیازی به سؤال نباشد. اما هنگامی که یک کارمند متوسط سفارش خرید را صادر می کند ، مدیر آنها باید به طور خودکار (به صورت خودکار) اطلاع داده شود و قبل از پیشرفت سفارش باید تأیید کند.

و طبیعتاً همه اینها باید برای مدیر تهیه یا تیم مالی ثبت و روشن شود. از آنجا که شما نمی خواهید برای هر پرداخت ، به صورت حضوری (یا از طریق ایمیل) از مردم (یا از طریق ایمیل) بخواهید.

4- همکاری آسان برای تیم ها

از نظر تئوری ، خرید واقعاً پیچیده نیست. مشروط بر اینکه شما یک تأمین کننده خوب داشته باشید و بدانید که چه چیزی می خواهید ، انجام معامله کاملاً ساده است.

اما اگر می خواهید دیگران را در این روند قرار دهید ، سخت تر می شود. همکاران شما همان نوع تجربه و دانش تهیه را مانند شما ندارند. و بعید است که آنها یک کتابچه راهنمای کامل محصول را بخوانند یا یک فرآیند خسته کننده را انجام دهند فقط برای پرداخت چند پرداخت.

شما می خواهید یک ابزار یا سکویی که از طریق هر خرید ، به صورت خط مشی و بدون استفاده از موارد بیش از حد ، آنها را طی کنید.

5. ادغام های لازم

بدون شک شما در حال حاضر از حسابداری استفاده می کنید و از ابزارهای مدیریتی صرف می کنید. سکوی تهیه شما باید بدون اینکه مجبور شوید ساعت ها برش و چسبانده باشد ، با دیگران صحبت کنید.

قبل از اینکه در نهایت به یک ابزار متعهد شوید ، بررسی کنید که اتصال به سایر قسمت های حیاتی اکوسیستم مالی شما آسان خواهد بود.

اکنون بدون آزار و اذیت بیشتر ، بیایید به برخی از ابزارها نگاه کنیم!

9 سیستم مدیریت خرید برای بررسی

این لیست شامل طیف وسیعی از راه حل های مختلف برای انواع شرکت ها و مدل های تجاری است. تهیه یک مفهوم گسترده است که در هر شرکت متفاوت به نظر می رسد ، بنابراین ابزاری که شما انتخاب می کنید باید با نحوه عملکرد شما مطابقت داشته باشد.

بنابراین این توضیحات را بررسی کنید و اگر یکی از این گزینه ها معنی دارد ، عمیق تر حفر کنید و ببینید که آیا این مناسب است!

1. Precoro - کل کنترل خرید

Precoro خود را "کنترل زمین برای خرید" می نامد. این به شما کمک می کند تا سفارشات خرید سفارشی را به راحتی ایجاد کنید ، مصوبات مدیر را پیگیری کنید و هر پرداخت را به عنوان بودجه صحیح اختصاص دهید.

برای آن دسته از مشاغل دارای نیازهای پیچیده و مداوم تهیه ، این گزینه بسیار خوبی است.

در هر GetApp ، هر طرح precoro شامل موارد زیر است:

• خرید و تحویل سفارش خرید
• صورتحساب
• تجزیه و تحلیل داده ها را خرج کنید
• گردش کار تأیید
• بودجه بندی در زمان واقعی
• مدیریت فروشنده
• مدیریت کاتالوگ
• تطبیق سه طرفه
• دریافت کننده

یک جنبه کوچک اما بسیار مفید امکان ایجاد "فرم های آزاد" است. در حالی که می توانید از قالب ها استفاده کرده و چیزها را ساده نگه دارید ، کاربران همچنین می توانند زمینه های اضافی را به فرم های تهیه اضافه کنند تا اطمینان حاصل کنند که تمام اطلاعات مهم ضبط شده است.

این به شما انعطاف پذیری مورد نیاز برای خریدهای خاص را می دهد ، در حالی که ثابت و در کنترل کامل است.

قیمت گذاری: برنامه ها از 29 دلار در ماه برای هر کاربر شروع می شود.

رتبه بندی G2: 4. 4 Capterra رتبه: 5

2. منبع الکترونیکی Promena - RFQ های آسان تر

همانطور که از این نام پیداست ، Promena به مشاغل کمک می کند تا تأمین کنندگان را اداره و مدیریت کنند. و به ویژه آن دسته از مشاغل که نیاز به ارائه RFQ دارند (درخواست های نقل قول).

هنگامی که RFQ را بیرون می آورید ، Promena هر پیشنهاد را اداره می کند و همه آنها را به خوبی سازمان یافته نگه می دارد. این یک جنبه وقت گیر (و بنابراین پرهزینه) از مشاغل بسیاری از تیم های تهیه است.

از آنجا ، Promena روند کار را به درستی به گزارش می دهد:

در عین حال یک روش مفید برای مدیریت هر خرید به راحتی است ، و همچنین ابزاری قدرتمند برای نگاه کردن به هزینه های اخیر و دیدن پول شما به کجا رفته است. این امر باعث می شود تیم های مالی و تدارکات شما هم با عملکرد بالا و هم به جلو متمرکز باشند.

قیمت گذاری: Promena S-Sourcing نقل قول های سفارشی را ارائه می دهد.

رتبه بندی G2: 4. 5 Capterra امتیاز: 5

3. TradeGecko - موجودی خوب مدیریت شده

TradeGecko یک سیستم مدیریت موجودی است که به شما کمک می کند تا زنجیره تأمین خود را با مشتریان متصل کنید. این ایده آل برای "عمده فروش چند کانال یا چندرسانه ای] یا توزیع کننده [S] است ، به این معنی که مشاغل که به طور مرتب و به فروش سهام متکی هستند و مقیاس دارند.

همانطور که FinancesOnline توضیح می دهد ، "مدیر می تواند سفارش را پردازش کند ، نقل قول کند و پس از پرداخت آنها ، آنها را انجام دهد. آنچه در مورد این سیستم بسیار جالب است این است که نیازی به یک سیستم حسابداری اضافی برای انجام صورتحساب و بسته شدن معاملات ندارد - شرکت ها را از همان سکوی که در آن سفارش داده شده است ، پردازش و ردیابی می کند. "

برای شرکت هایی که در درجه اول نیاز به مدیریت موجودی دارند ، TradeGecko ویژگی های مفیدی دارد:

• در صورت نیاز به محصولات جدید به طور خودکار سفارش می دهد
• سفارشات نیمه تأمین شده را دنبال می کند ، به خصوص هنگامی که به دلیل کمبود موجودی به تأخیر می افتد
• با ابزارهای دیگر خود ارتباط برقرار می کند تا یک منبع حقیقت به شما بدهد

حتی یک فروشگاه تجارت الکترونیکی نیز دارد تا زندگی را هم برای شما و هم برای مشتریان عمده فروشی آسان تر کند.

قیمت گذاری: برنامه ها از 39 دلار در ماه شروع می شود.

رتبه بندی G2: 4. 3 Capterra رتبه: 4. 5

4- سفارش - تهیه شرکت های تجارت الکترونیکی

مشابه TradeGecko، OrderHive یک سیستم مدیریت موجودی آنلاین است. اما این ابزار به طور خاص برای خرده فروشان تجارت الکترونیکی - شرکت هایی که کالاها را به صورت آنلاین به طور مستقیم به مصرف کنندگان می فروشند، هدف قرار می گیرد.

این شامل طیف گسترده ای از ویژگی ها از جمله:

• مدیریت سفارش و موجودی
• ردیابی خرید (از جمله سیستم های بارکد)
• مدیریت انبار و مرجوعی
• صورتحساب و پرداخت
• تجزیه و تحلیل و گزارش

و البته با هر پلتفرم عمده تجارت الکترونیکی از جمله eBay، Amazon، Shopify و Etsy کار می کند.

این گزینه مقرون به صرفه تر از بسیاری از گزینه های دیگر در این لیست است. و در حالی که مجموعه ای جامع از ویژگی های مفید را ارائه می دهد، هرگز به اندازه گزینه های سازمانی که در بالا و پایین می بینید قوی نخواهد بود.

اما برای کسب و کارهای ناب که حجم زیادی از سهام را به صورت آنلاین انجام می دهند، ابزاری عالی برای کاوش است.

قیمت: OrderHive یک آزمایش رایگان 15 روزه ارائه می دهد. برنامه های پولی از 49. 00 دلار آمریکا در ماه شروع می شود.

امتیاز G2: 3. 6 امتیاز Capterra: 4. 5

5. Oracle Procurement Cloud - راه حل ERP

برای شرکت هایی که در انتهای طیف "ERP در مقیاس کامل" قرار دارند، نگاه کردن به ابزارهای تدارکات اوراکل دشوار است. اینها در واقع از شش قابلیت تشکیل شده اند:

• خرید: خرید به صورت خودکار
• تدارکات سلف سرویس: درخواست های کارکنان برای کالاها و خدمات را مدیریت کنید
• منبع یابی: پس انداز را افزایش دهید و زمان مذاکره را کاهش دهید
• قراردادهای تدارکات: فرآیند را ساده کنید و از انطباق تامین کننده اطمینان حاصل کنید
• پورتال تامین کننده: به طور مستقیم با تامین کنندگان همکاری کنید
• مدیریت صلاحیت تامین کننده: ریسک تامین کننده را ارزیابی کنید و تمام فعالیت ها را در طول چرخه عمر رابطه مشاهده کنید.

این قدرت آتش زیادی برای شرکت هایی است که نیازهای خرید و تدارکات جدی دارند. این برای SMB های متوسط نیست که به دنبال کمی اتوماسیون یا اضافه کردن ساختار هستند.

به احتمال زیاد، شما به سراغ Oracle Procurement Cloud در کنار برخی از دیگر فناوری های ERP این شرکت خواهید رفت. این می تواند شامل راه حل های Financials Cloud، نظارت بر عملکرد یا مدیریت ریسک باشد.

اما اگر در این انتهای طیف هستید و می خواهید یک سیستم مدیریت تدارکات قوی و پایدار ایجاد کنید، این یک گزینه فوق العاده است.

قیمت: مجموعه کامل Procurement Cloud 625 دلار آمریکا برای هر کاربر/ماه است.

امتیاز G2: 4 امتیاز Capterra: 4

6. Spendesk - کنترل بیشتر بر تمام هزینه های شرکت

هر شرکتی به ERP جامع نیاز ندارد. و حتی اگر در نهایت این برنامه باشد، ممکن است سالها طول بکشد تا سیستم به صورت روان و قابل اطمینان اجرا شود.

برای مشاغل متوسط و در حال رشد ، معمولاً چیزهای فوری بیشتری برای نگرانی وجود دارد. و اصلی در میان آنها ، داشتن روش های آسان و هوشمندانه برای پرداخت موجودی و لوازم ، به ویژه هنگامی که طیف وسیعی از تأمین کنندگان مختلف وجود دارد که انتظار دارند متفاوت پرداخت شوند.

Deparesk به شرکت ها این امکان را می دهد تا با کارتهای پیش پرداخت (از جمله محدودیت های انعطاف پذیر بر اساس اسپندر) ، ابزارهای پردازش برای جمع آوری و پرداخت فاکتورهای تأمین کننده و کارتهای مجازی را برای خرید ایمن تر آنلاین بپردازند.

و مهم نیست که چگونه پرداخت می کنید ، همیشه خواهید داشت:

• مصوبات مدیریتی ثبت شده
• اعلان ها برای اطمینان از پرداخت و اثبات خرید ردیابی شده
• خریدها با بودجه تیم در زمان واقعی مطابقت دارد
• کلیه هزینه های شرکت در یک مکان ، از جمله هزینه ها و سایر هزینه های اختیاری

این گزینه ایده آل برای تیم های با حرکت سریع است که همچنین به آنها سفر می کنند یا پرداخت های زیادی را انجام می دهند. آنها می خواهند بدون اضافه کردن ابزارهای جدید و پیچیده برای هر نوع پرداخت ، بتوانند همه این هزینه ها را به راحتی کنترل کنند.

قیمت گذاری: DESTESK نقل قول های سفارشی را متناسب با انواع مشاغل ایجاد می کند

امتیاز G2: 4. 8 Capterra رتبه: 5

7. برنامه ریزی - فرمان کامل پرداخت شرکت

مانند خرج ، کاشت یک بستر مدیریت هزینه است. اما در حالی که Depenesk بر روی ساده و ساده برای همه تمرکز می کند ، برنامه نویسی برای سفارشات خرید نیز همین کار را می کند.

این امکان را به شما می دهد تا بودجه دپارتمان و محدودیت های هزینه ، فروشندگان و خریدهای از پیش تأیید شده را ایجاد کنید و حتی دستورالعمل های تحویل را در زمان خرید تنظیم کنید.

پس انداز بزرگ در نتیجه این (در کلمات خود کارها) عبارتند از:

• زمان: هیچ دستی دستی سفارشات خرید وجود ندارد ، و می توانید خرید را برای کل شرکت در سراسر جهان مدیریت کنید.
• تشدید: شما سفارشات غیرقابل جبران کمتری دارید و در کل خطاهای کمتری دارید.
• پول: شما از بازگرداندن خریدهای غیرقابل تصویب برای تعقیب و گریز خودداری می کنید ، و همچنین می توانید به دنبال فرصت های پس انداز باشید.

همچنین به گونه ای طراحی شده است که برای همه افراد در این روند استفاده آسان باشد. که ممکن است بزرگترین پیروزی همه باشد.

قیمت گذاری: از 14. 99 دلار برای هر کاربر در ماه.

رتبه بندی G2: 5 Capterra امتیاز: 4. 5

8. دروازه بان - مدیریت قرارداد و فروشنده

دروازه بان ساخته شده است تا به شما در مدیریت روابط بین شرکت ، کارمندان آن و تأمین کنندگان خارجی کمک کند. این کار را به لطف دو سیستم عامل مجزا (اما مکمل) انجام می دهد:

• پورتال فروشنده: این به فروشندگان این امکان را می دهد تا مشخصات خود را تنظیم کنند و داده های لازم را در پایان خود وارد کنند - بعداً در وقت و تلاش خود صرفه جویی می کنند.
• پورتال کارمند: این درخواست های داخلی کارمندان را کنترل می کند و همکاری با تیم های خود را آسان تر می کند.

مانند تمام ابزارهای موجود در این لیست ، هدف این است که خودکار سازی و دیجیتالی کردن طیف وسیعی از فرآیندها که به طور سنتی به صورت دستی انجام داده اند. و دروازه بان ترکیبی عالی از گردش کار قابل تنظیم و الگوهای آماده استفاده را به شما می دهد تا این امکان را فراهم کند.

قیمت گذاری: از 695 دلار در ماه.

رتبه بندی G2: 4. 4 Capterra رتبه: 5

9. Veeqo - مدیریت موجودی برای مارک های خرده فروشی

این ابزار برای نوع خاصی از تجارت است. مارک های خرده فروشی شاید نسبت به سایر افراد نیازهای تهیه و خرید سخت تری داشته باشند. آنها دائماً در حال سفارش و سفارش مجدد سهام هستند ، همیشه با چرخش سریعتر و حاشیه های بیشتر در ذهن.

به همین دلیل مارک های خرده فروشی (و فروشگاه های خاص تجارت الکترونیک) از Veeqo برای اداره موجودی استفاده می کنند.

این ابزار در واقع از هر دو طرف سکه کمک می کند - پیش بینی های خرید و موجودی و مدیریت سفارش برای اطمینان از اینکه مشتریان همیشه به موقع آنچه را که لازم دارند دریافت می کنند.

اگر تمام آنچه شما نیاز دارید ابزاری برای ردیابی تهیه است ، احتمالاً Veeqo مازاد نیازهای لازم را دارد. اما اگر می خواهید سفارشات ، حمل و نقل را در خود جای دهید و یک منبع حقیقت مطلق را برای فروشگاه تجارت الکترونیکی خود نگه دارید ، این می تواند نرم افزاری برای شما باشد.

قیمت گذاری: از 180 دلار در هر ماه برای هر کاربر.

رتبه بندی G2: 5 Capterra امتیاز: 4. 5

ابزارهای تهیه بهتر را انتخاب کنید

امیدوارم این لیست برخی از پیشنهادات ابزار تهیه لازم و مفید را به شما داده باشد. نکته مهم این است که بدانیم چقدر وقت و تلاش در فرآیندهای دستی موجود شما از بین می رود و از گزینه های شگفت انگیز در دسترس شما استفاده می کنید.

این که آیا شما یک تجارت الکترونیکی با گردش مالی عظیم سهام هستید ، یک شرکت فناوری که فاکتورهای بی شماری را از تأمین کنندگان مختلف اداره می کند ، یا یک شرکت ساده که نیاز به کمک به نگه داشتن پرداخت های خود به ترتیب دارد ، یکی از این ابزارها فقط ممکن است همان چیزی باشد که شما نیاز دارید.

به دنبال پیشنهادات نرم افزاری دیگر هستید؟این کتاب الکترونیکی گزینه های خوبی برای تیم های مالی و CFO به دنبال نوسازی دارد:

خب چی فکر می کنی؟کدام ابزارها را فراموش کردیم؟در نظرات به ما اطلاع دهید.